経費精算が締めに間に合わない理由｜経理が見る申請〜承認の待ち時間

経理基礎知識公開 2026年8月27日更新 2026年9月27日読了約10分

経費精算が締めに間に合わないとき、動かすべきは経理の締め日ではありません。決まるのは領収書が申請者の手を離れる日で、そこから先の工程は経理が握っていません。締め日を1日前倒しすると、申請者の手元にある領収書がそのまま翌月に押し出されます。月次を早めたい会社は、経理の締めではなく提出期限と承認の待ち行列を先に動かします。

そしてもう一つ、社内規程より外側に期限があります。紙の領収書をスキャナ保存する場合、入力までの期間は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の第2条第6項第1号が決めていて、社内の都合では動かせません。以下の条文・通達の内容は2026年8月27日に確認しています。

締め日を動かしても間に合わないのはなぜか

「経費精算が遅い」という相談の大半は、会計ソフトの処理速度の話ではありません。仕訳の登録そのものは、申請データが揃っていれば数十件規模で30分もかかりません。かかっているのはデータが揃うまでの待ち時間で、これは入力の速さとは別の量です。

工程を分けると、経費精算は「立替の発生 → 申請 → 一次承認 → 経理チェック → 支払・仕訳」の5段です。このうち経理が自分で速度を決められるのは最後の2段だけです。前の3段は各部門の中にあり、しかもその3段には誰の締め切りも設定されていないことが多い。経理の締め日だけが唯一の期限になっているので、全員がその日に向かって動き、当日に申請が集中します。

ここが分かれ目です。締め切りを経理の手前、つまり各部門の提出期限に置いている会社は間に合い、経理の締め日ひとつで運用している会社は間に合いません。後者で締め日を前倒しすると、間に合わなかった分が翌月に回るだけで、月をまたいだ経費の山が新しく生まれます。

どこで詰まっているのかを工程ごとに見る

申請そのものが起きない — ここが最大の滞留

実務で最も長い待ち時間は、承認でも経理チェックでもなく、領収書が申請者のカバンや財布の中にある時間です。この区間には期限も、進捗を映す画面も、督促する担当者もいません。経理から見ると「まだ来ていない」としか見えず、来ていないものは数えられないので、滞留として認識されないまま月末を迎えます。

起きにくくしている条件は、経理の側から見えるものだけでも複数あります。出張が終わった直後に別の出張が入っている人は、精算より次の準備が先になります。少額の立替は「まとめて出す」判断になりやすく、1件500円のタクシー代を単独で申請する動機がありません。紙の領収書を糊で台紙に貼る運用が残っている会社では、その作業自体が5分から10分のまとまった時間を要求するので、細切れの空き時間では着手できません。

この区間を短くする方法は督促ではありません。督促は「出せる状態にある人」にしか効かず、上の3つはいずれも出せる状態を作れていない話です。効くのは申請の単位を小さくすることと、発生した場所で申請を終わらせることです。撮影した時点で申請が完了する形にすると、カバンの中の滞留区間そのものが消えます。

承認が1人に集まって止まる

次に長いのが承認待ちです。ここは申請と違って、止まっていることが画面上は見えています。それでも解消しないのは、承認者の人数が申請の量に対して足りていないからです。

典型は、部門長1人が全員分の承認を持っている構成です。月末に申請が集中する構造と組み合わさると、1人の承認者が数十件を1日で処理する状況が毎月再現されます。承認者が出張や休暇に入ると、その部門の申請は代理承認の設定が無い限り全件止まります。止まった件数は経理からは見えますが、動かす権限は経理にありません。

金額の大小で承認経路を分けていない場合も同じです。1件800円の交通費と1件12万円の宿泊費が同じ承認者・同じ手順を通ると、承認者の時間は件数の多い少額側にほとんど使われます。金額で経路を分けると、承認者が実際に判断すべき案件だけが手元に残ります。

差し戻しの往復が月をまたぐ

差し戻しは1回あたりの遅れが大きい詰まりです。申請者に戻り、修正され、再び承認待ちの列に並び直すので、1往復で数日が消えます。しかも差し戻しは月末に集中します。締め日直前に出された申請を経理がチェックし、そこで不備が見つかるからです。

差し戻しの理由は数種類に収束します。宛名が個人名になっている、但し書きが「品代」で内容が分からない、参加者名が書かれていない交際費、税区分が実態と合っていないもの。いずれも申請の時点で判定できる条件です。申請フォームの必須項目と、提出前に本人が見るチェック項目を揃えておけば、経理まで来る前に止まります。

月をまたいだ領収書が別扱いになる

4つ目は量としては小さいものの、処理に手間がかかる詰まりです。締め日を過ぎて出てきた前月分の領収書は、当月の申請とは別の判断が要ります。前月に戻して計上し直すのか、当月で処理するのか、金額によって扱いを変えるのか。判断が明文化されていないと、そのつど経理が個別に決めることになり、件数が少なくても1件あたりの時間が長くなります。

工程・担当・期限を1枚の表に置く

詰まりの位置が分かったら、5つの工程それぞれに担当と期限を割り当てます。期限が空いている工程が残っていると、そこが新しい待ち行列になります。

工程	担当	期限の置き方	期限を守れたかの判断基準
立替の発生	本人	期限を置かない(発生は制御できない)	—
申請	本人	発生から◯営業日以内(件数ではなく1件ごと)	領収書の日付と申請日の差が◯営業日以内か
一次承認	部門長・代理承認者	申請から2営業日以内	2営業日を超えた件数が0か。代理承認が設定済みか
経理チェック	経理	承認から2営業日以内	差し戻し件数と、その理由の内訳
支払・仕訳	経理	月次の支払日に合わせて固定	支払データの締めに間に合った件数の割合

申請の期限を「◯営業日」と空欄にしてあるのは、ここだけは自社で決める数字だからです。他社の平均値を借りても意味がありません。直近1か月の領収書の日付と申請日の差を全件並べて、中央値と最大値を見てから決めます。いまの中央値が12営業日の会社が、いきなり3営業日にしても守られません。

そのうえで、社内規程の外側にある期限を確認します。紙で受け取った領収書をスキャナ保存する場合、施行規則第2条第6項第1号は入力の方法を2つだけ認めています。イは「作成又は受領後、速やかに」行う方法。ロは「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」行う方法です。

ここに実務上の分岐があります。ロを選べるのは、条文の括弧書きにあるとおり「当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る」ため、規程が無い会社はイしか選べません。そしてイの「速やかに」は、国税庁の取扱通達4-17によりおおむね7営業日以内と取り扱われます。規程を整備してロを選んだ場合は、通達4-18により業務処理サイクルが最長2か月まで認められ、合わせて最長2か月とおおむね7営業日以内になります。この2か月は暦の上での2か月で、営業日ではありません。

つまり、規程が無いまま「翌月末までに出してくれればいい」という運用をしている会社は、スキャナ保存の要件を満たせていない可能性があります。数字そのものは条文には書かれておらず、条文は「速やかに」としか言っていません。日数は通達にしかないので、条文だけを読んで判断すると気づけない部分です。この点は電子取引データの保存要件とも共通していて、扱いは電子帳簿保存法の中小企業対応で整理しています。

やってはいけない手当て

詰まりが見えてくると、手を出したくなる方向がいくつかあります。効かないどころか悪化させるものを挙げます。

締め日だけを前倒しする。冒頭の話に戻りますが、これは申請の待ち時間を短くしないので、間に合わない分が翌月へ移るだけです。検知方法は簡単で、前倒しした翌月に「前月分」として処理した件数を数えます。前倒し前より増えていたら、押し出しが起きています。

承認者を増やさずに承認期限だけを設定する。1人が数十件を持っている状態で「2営業日以内」と決めると、期限を超えた件数がただ記録されるだけになります。数字が守られないルールは、次に作るルールの重みも下げます。承認期限を置くときは、同時に代理承認の設定と金額での経路分割をセットにします。守れているかは、承認待ちの平均滞留時間ではなく2営業日を超えた件数で見ます。平均は少数の長期滞留を薄めてしまいます。

差し戻しの理由を個別に説明して終わらせる。1件ずつ丁寧に説明すると、その場は解決しますが翌月も同じ理由で戻ります。理由の内訳を集計して、上位2つを申請フォームの必須項目に変えるところまでやって、はじめて件数が減ります。減ったかどうかは理由別の件数推移で分かります。

紙の運用を残したままシステムだけ入れる。申請はシステム、原本は月末にまとめて経理へ提出、という二重運用にすると、原本が届くまで確認できない項目が残ります。この場合、システム上の申請日と原本の到着日という2つの日付ができ、電帳法の入力期限の起算をどちらで見るかが曖昧になります。運用を変えないままの導入は、工程を1つ増やしているだけです。

効いたかどうかを自社の台帳で測る

施策の前後を比べるには、他社比較ではなく自社の記録から取れる指標が要ります。経費精算では次の3つが、追加の入力なしで測れます。

領収書の日付から申請日までの日数。申請データに両方の日付が入っているので差を取るだけです。平均ではなく中央値と最大値を見ます。平均は数件の極端な遅れで動いてしまい、多数派の実態を表しません。中央値が動けば全体の運用が変わったと言えます。

承認待ちが2営業日を超えた件数。比率ではなく実数で数えます。比率にすると、申請件数が減っただけで改善したように見えます。この件数を部門別に出すと、承認者の負荷が偏っている場所が特定できます。

差し戻し件数と理由の内訳。件数だけでは打ち手が決まらないので、必ず理由まで残します。理由の記録が無い場合は、差し戻しコメントを月末に読み返して分類するところから始めます。手作業でも1か月分なら30分程度で、上位2つはすぐに見えます。

この3つを毎月同じ定義で取り続けることが条件です。定義を途中で変えると、変えた月を境に数字が動き、施策の効果と区別がつかなくなります。

仕組みで解けるところと、解けないところ

ここまでの詰まりのうち、システムで短くできる区間と、運用の決めごとでしか動かない区間は分かれています。

仕組みで解けるのは、申請の手間と承認の経路です。スマートフォンのカメラで領収書を撮影してその場で申請を終える形にすれば、カバンの中の滞留がなくなります。承認経路を金額や科目で自動的に分けたり、承認者不在時に代理へ自動で回したりする設定も、システム側の機能です。ICカードの読み取りによる交通費の取り込みや、法人カードの利用明細の自動連携も同じ区間に効きます。この区間の製品差は大きいので、比較するなら経費精算ソフト比較で料金と機能の対応を見てから絞り込むのが早いです。導入後の使い勝手まで踏み込んだ比較は、楽楽精算とバクラク経費精算はどちらかで決定差を3点に整理しています。

解けないのは、申請の期限を誰が決めて誰が守らせるかという部分です。どのシステムを入れても、部門長に承認の時間を割り当てるかどうかは社内の判断です。差し戻し理由の上位を必須項目に変える作業も、自社の実態を見た人が決めるしかありません。電帳法の規程整備も同じで、規程が無ければロの方式は選べず、これはソフトの機能では埋まりません。

そしてもう一つ、製品を替えても月末集中そのものは消えません。締め切りが月に1回しかない構造が残っている限り、申請は締め日の前に寄ります。申請の期限を月次ではなく発生ごとに置いて、はじめて分散します。

よくある質問

締め日を月2回にすれば分散しますか。件数は分散しますが、経理の作業回数も2倍になります。申請件数が月100件を超えていて、かつ経理チェックの1件あたり時間が短い場合には効きます。件数が少ない会社では、締め日を増やすより申請の期限を発生ごとに置くほうが手間が増えません。

領収書の原本は捨ててよいのですか。スキャナ保存の要件を満たして電磁的記録として保存している場合、原本の保存は不要とされています。ただし要件を満たしているかどうかが判定の前提で、入力期限、解像度、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴、検索機能といった条件がそれぞれにあります。要件のうち検索機能の部分は、会計ソフト側の実装で対応が分かれるので電子帳簿保存法の検索要件で3社の違いを見られます。

承認者が1人しかいない小規模な会社ではどうすればよいですか。承認経路を分けることはできませんが、金額の下限を決めて一定額以下は事後確認に切り替える方法があります。全件を事前承認にすると、承認者が不在の期間に全部が止まります。下限額の設定は内部統制の判断なので、監査を受けている会社は先に相談してください。